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Offene Vorgänge
Welche Fälle die App nicht selbst entscheidet, wann ein offener Vorgang entsteht und wie du ihn mit wenigen Klicks erledigst.
Auf dieser Seite
Fast alles läuft automatisch. Für die Fälle, in denen eine Angabe fehlt, die nur Sie kennen, gibt es „Offene Vorgänge“: eine Liste im Dashboard, in der jeder Eintrag einen fehlenden Beleg beschreibt und einen Weg anbietet, ihn zu erzeugen. Grundregel: Wir erzeugen nie einen Beleg mit geratenem Steuersatz. Ein zu hoch ausgewiesener Steuerbetrag wird geschuldet (§14c UStG) – ein kurz nachgereichter Beleg ist das kleinere Übel.
Erstattung ohne Rechnung bei uns
Wann das passiert
Ein Kunde wird für eine Bestellung erstattet, die noch Ihr vorheriges System berechnet hat – wir haben also keine Originalrechnung, auf die sich eine Gutschrift beziehen könnte.
Was Sie tun
Nummer und Datum der Originalrechnung eingeben, dazu die Steueraufteilung (ein Satz oder mehrere). Ergebnis: eine Gutschrift mit Bezug auf Ihre alte Rechnung. Erstattungen über 0,00 € werden übersprungen – dort gibt es nichts zu korrigieren.
Erstattung ohne ableitbare Steueraufteilung
Wann das passiert
Eine Erstattung nennt nur einen Betrag, keine Positionen – typisch bei Teilbeträgen, Kulanz oder manchen Zahlarten. Aus dem Betrag allein lässt sich nicht ableiten, welcher Steuersatz korrigiert wird.
Was Sie tun
Steuersätze und Beträge bestätigen; die Summe muss den erstatteten Betrag genau treffen. Weil das Geld schon zurückgezahlt ist, zeigen wir hier zusätzlich die Frist, bis zu der die Korrektur in die Voranmeldung gehört – und melden uns, wenn sie näher kommt.
Rechnung konnte nicht erstellt werden
Wann das passiert
Die automatische Erstellung ist endgültig fehlgeschlagen, etwa weil Shopify oder ein Dienst über längere Zeit nicht erreichbar war.
Was Sie tun
Auf „Erneut versuchen“ klicken. Die Rechnung wird aus der gespeicherten Bestellung erzeugt – Sie müssen nichts erneut eingeben.
Bestellung von vor der Installation, jetzt bezahlt
Wann das passiert
Eine Bestellung wurde vor Ihrer Installation angelegt und wird erst danach bezahlt. Sehr wahrscheinlich hat Ihr vorheriges System sie schon berechnet.
Was Sie tun
Zwei Wege: Rechnung hier erstellen (Rechnungsdatum heute, Leistungsdatum aus der ursprünglichen Bestellung) – oder als „bereits anderweitig berechnet“ ablegen, dann entsteht kein Beleg, nur ein nachvollziehbarer Eintrag.
Rückbuchung, die nicht automatisch korrigierbar ist
Wann das passiert
Eine Rückbuchung (Chargeback) wird endgültig zu Ihren Lasten entschieden, aber die Korrektur ist nicht eindeutig: kein Beleg bei uns, mehrere Steuersätze, nur ein Teilbetrag, abweichende Währung, oder ein steuerfreier bzw. grenzüberschreitender Verkauf.
Was Sie tun
Steueraufteilung bestätigen. Wir erstellen daraus eine Rechnungskorrektur, datiert auf den Zeitpunkt, an dem die Rückbuchung endgültig wurde. Die Gebühr des Zahlungsanbieters ist nicht Teil der Korrektur.
- Daten werden im Moment der Erkennung gespeichert – Shopify schränkt den Zugriff auf ältere Bestellungen nach etwa 60–90 Tagen ein, wir sind davon nicht abhängig
- Ein Vorgang wird beim Lösen exklusiv gesperrt: auch ein Doppelklick erzeugt nur einen Beleg mit einer Nummer
- Die Summe Ihrer Steuerzeilen muss den erstatteten Betrag exakt treffen, sonst lässt sich der Vorgang nicht abschließen
- Wiederholt gesendete Shopify-Webhooks erzeugen keinen zweiten Eintrag zum selben Fall
- Wer wann welchen Beleg manuell erzeugt hat, wird protokolliert – nachvollziehbar für Prüfung und Steuerberater
- Der Steuersatz kommt immer von Ihnen; bei einheitlich besteuerten Bestellungen ist er vorbelegt, überschreiben können Sie ihn jederzeit
Solange ein Vorgang offen ist, fehlt der zugehörige Beleg bewusst. Prüfen Sie die Liste am besten mit demselben Rhythmus wie Ihre Voranmeldung – Vorgänge mit Frist zeigen das Datum direkt an der Zeile.
Noch Fragen?
Unser Support hilft dir direkt in der App oder per E-Mail weiter.