Fehlerbehandlung: Offene Vorgänge und Benachrichtigungen
Automatisierung ist nur dann eine Erleichterung, wenn sie im Zweifel stoppt statt zu raten. Ein zu hoch ausgewiesener Steuerbetrag wird geschuldet (§ 14c UStG) – deshalb legt Easy Invoices den Fall dir vor und du entscheidest.
Liste „Offene Vorgänge“ im Dashboard: jeder Eintrag beschreibt, was fehlt, und bietet den Weg zum Beleg
Fristen aus der Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt an der Zeile
Benachrichtigungen nur bei echter Konsequenz und konkreter Handlung – nie mitten in einem Wiederholungsversuch
Welche Fälle zum offenen Vorgang werden
Jeder Typ hat eine klare Auflösung. Es gibt keinen Eintrag, den du nur „zur Kenntnis nehmen“ könntest.
Erstattung zu einer Rechnung aus deinem alten System → Originalnummer, Datum und Steueraufteilung eingeben, Gutschrift entsteht
Erstattung nur mit Betrag, ohne Positionen → Steuersätze bestätigen, Frist für die Voranmeldung wird angezeigt
Rechnungserstellung endgültig fehlgeschlagen → „Erneut versuchen“ aus dem gespeicherten Bestell-Snapshot, ohne neue Eingabe
Bestellung von vor der Installation, jetzt bezahlt → Rechnung hier erstellen oder als „bereits anderweitig berechnet“ ablegen
EU-B2B ohne USt-IdNr. → Nummer nachtragen oder als Inlandsrechnung ausstellen
Bestellung ohne Empfänger (manueller Entwurf) → Adresse erfassen oder mit Grund ablegen
Rückbuchung mit uneindeutiger Korrektur → Steueraufteilung bestätigen, Rechnungskorrektur entsteht
Steuerliche Rückfrage (Grenzfall, Reihengeschäft, fehlender Ausfuhrnachweis) → einmal bestätigen, der Beleg ist bereits ausgestellt
Was im Hintergrund dafür sorgt, dass nichts verloren geht
Shopify beschränkt den Zugriff auf ältere Bestellungen nach etwa 60 bis 90 Tagen. Die App ist davon unabhängig.
Daten werden im Moment der Erkennung gespeichert – der Vorgang bleibt lösbar, auch Monate später
Doppelt gesendete Webhooks erzeugen keinen zweiten Eintrag; ein Doppelklick erzeugt keinen zweiten Beleg
E-Mail-Versand mit bis zu drei Versuchen, danach Eintrag im Dashboard; SMTP-Verbindung wird überwacht
Fehler, die nur uns betreffen (Shopify-Drosselung, unsere Infrastruktur), landen bei unserem Team – nicht in deinem Dashboard
Gut zu wissen
Solange ein Vorgang offen ist, fehlt der zugehörige Beleg bewusst. Prüfe die Liste im Rhythmus deiner Voranmeldung – Einträge mit Frist zeigen das Datum an.
Chargebacks über PayPal, Klarna und andere Anbieter außerhalb von Shopify Payments meldet Shopify nicht an Apps. Diese erfasst du manuell.
Software, keine Steuerberatung: Wir sind keine Steuerberater: Easy Invoices wendet die hinterlegten Regeln auf die Daten deines Shops an – die steuerliche Prüfung deiner Belege bleibt bei dir und deiner Kanzlei. Details in § 2a der AGB
Häufige Fragen
Warum erstellt die App in diesen Fällen nicht einfach den Beleg?
Weil sie den Steuersatz raten müsste. Ein Beleg mit zu hoch ausgewiesener Steuer verpflichtet dich zur Zahlung dieser Steuer (§ 14c UStG). Eine kurze Rückfrage ist das kleinere Übel als eine falsche Gutschrift.
Wie erfahre ich von einem offenen Vorgang?
Im Dashboard oben, mit Betrag und Kunde, plus auf einer eigenen Seite mit allen Vorgängen. Bleibt ein Fall mit gesetzlicher Frist länger liegen, erinnert die App zusätzlich.
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