Buchhaltung & Export

Belegarchiv für den Steuerberater und Z3-Export für die Betriebsprüfung

Am Monatsersten liegt das Belegpaket des Vormonats bei deiner Kanzlei, ohne dass du daran denken musst. Und wenn die Betriebsprüfung kommt, exportierst du den Z3-Datenträger, den der Prüfer in IDEA einliest.

  • ZIP mit allen PDFs, nach Jahr und Monat sortiert, mit Manifest
  • Empfänger bestätigen ihre Adresse einmal – dann läuft der Versand monatlich, quartalsweise oder jährlich
  • Z3-Export: index.xml plus CSV-Tabellen, maschinell auswertbar für die Prüfung
Die vier Export-Formate: Belegarchiv als ZIP und Z3/GDPdU für die Betriebsprüfung, dazu DATEV-Buchungsstapel EXTF und frei konfigurierbare CSV in der Closed Beta – automatisch an die Kanzlei.

Das Belegarchiv

Der Standard-Export, den die meisten Kanzleien wollen: die Belege selbst, geordnet und passwortgeschützt.

  • Rechnungen, Gutschriften und Stornos eines Zeitraums, Ordner je Jahr/Monat, export-manifest.txt
  • Passwort für das ZIP frei wählbar – Pflicht bei DSGVO-relevanten Kundendaten
  • Mehrere Empfänger mit Double-Opt-in; Download-Link 14 Tage gültig
  • Fehlt eine Datei, wird der Export mit missing-files.txt geliefert und die Lücke erneut versucht – kein stiller Ausfall

Der Z3-Export (GDPdU)

Nach § 147 Abs. 6 AO darf der Prüfer einen Datenträger verlangen. Der Z3-Export liefert genau das Format, das die Prüfsoftware erwartet.

  • index.xml beschreibt Tabellen, Felder und Formate; die Daten liegen als CSV daneben
  • Belege, Positionen, Steuersätze, steuerliche Behandlung je Beleg – einschließlich OSS, § 19 und § 25a
  • Ein Zeitraum, ein Klick – oder als Zeitplan für das Jahresarchiv

Gut zu wissen

  • Das Belegarchiv ist der Beleg-Export, nicht die Buchhaltung. Buchungen bekommt deine Kanzlei über den DATEV-Buchungsstapel oder die CSV – beide sind in der Closed Beta.
  • Die Aufbewahrungspflicht liegt bei dir als Rechnungssteller – für Rechnungen seit 2025 acht Jahre statt zehn (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. Abs. 3 AO). Der jährliche Export ist der einfachste Weg, ihr nachzukommen – unabhängig davon, wie lange du die App nutzt.

Software, keine Steuerberatung: Wir sind keine Steuerberater: Easy Invoices wendet die hinterlegten Regeln auf die Daten deines Shops an – die steuerliche Prüfung deiner Belege bleibt bei dir und deiner Kanzlei. Details in § 2a der AGB

Aufbewahrung: was wir leisten, was bei dir bleibt: Easy Invoices bewahrt deine Belege 10 Jahre unveränderbar auf, solange dein Abo läuft – länger als die 8 Jahre, die § 147 AO seit 2025 für Rechnungen verlangt. Die Pflicht selbst trifft dich als Rechnungssteller: nach einer Kündigung hast du 3 Monate zum Export, der jährliche Zeitplan-Export erledigt das automatisch. Details zur Datenaufbewahrung

Häufige Fragen

Bekommt mein Steuerberater eine E-Mail mit Anhang?

Er bekommt einen Download-Link auf das ZIP. Große Archive passen in keinen Anhang, und der Link läuft nach 14 Tagen ab – so liegt kein ungeschütztes Belegpaket dauerhaft in einem Postfach.

Was unterscheidet Z3 vom DATEV-Export?

Z3 ist der Datenträger für die Betriebsprüfung nach GoBD – Daten zum Auswerten. Der DATEV-Buchungsstapel ist ein Buchungs-Import für die Kanzlei. Zwei Zwecke, zwei Formate; beide gibt es als Zeitplan. Der DATEV-Export läuft derzeit in einer Closed Beta, Z3 und Belegarchiv stehen jedem Shop offen.

Passende Funktionen

DATEV-Export (EXTF) Closed Beta Importfertiger Buchungsstapel mit Forderung und Zahlungsausgleich – monatlich automatisch. CSV-Export Closed Beta Spalten wählen, Reihenfolge festlegen, Vorlage hochladen – für jedes FiBu-Tool. GoBD & Archivierung Unveränderbare Belege, lückenlose Nummern, versiegeltes Protokoll – gehostet in Deutschland.

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