Dokumentation

Alles, was du über Easy Invoices wissen musst

Inhaltsverzeichnis

Erste Schritte

Nach der Installation aus dem Shopify App Store führt dich ein 4-Schritte-Assistent durch die komplette Einrichtung. In wenigen Minuten bist du startklar.

Easy Invoices im Überblick

In 2 Minuten erklärt: automatische Rechnungen, Exporte und Versand direkt im Shopify Admin.

Schritt 1: Shop-Einrichtung

Hinterlege deine Firmendaten, damit alle Rechnungen korrekt ausgestellt werden.

  • Firmenname und Geschäftsadresse
  • Rechnungsnummern-Präfix (z.B. RE-)
  • Optionale Jahres-Vorschaltung (z.B. 2026-001)
  • Steuernummer und USt-IdNr.
  • Bankverbindung (IBAN, BIC, Kontoinhaber)

Schritt 2: E-Mail-Einrichtung

Wähle, wie Rechnungen an deine Kunden versendet werden sollen.

  • Whitelabel-Service: Sofort einsatzbereit, keine technische Konfiguration nötig
  • Eigener SMTP-Server: E-Mails kommen von deiner Domain
  • Schnelleinrichtung für Gmail, Outlook und OVH
  • Optionaler DKIM-Einrichtungsassistent für bessere Zustellbarkeit

Schritt 3: Vorlagen anpassen

Gestalte deine Rechnungen passend zu deiner Marke.

  • Logo hochladen und Größe anpassen
  • Einleitungstext für Rechnungen, Gutschriften und Stornos
  • Fußzeile mit individuellen Informationen
  • Live-Vorschau deiner Änderungen

Schritt 4: Prüfung & AVV

Überprüfe alle Einstellungen und schließe die Einrichtung ab.

  • Zusammenfassung aller Einstellungen auf einen Blick
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bestätigen
  • Test-Rechnung generieren und prüfen
  • Aktivierung der automatischen Rechnungserstellung

Du kannst alle Einstellungen jederzeit nachträglich in den App-Einstellungen ändern.

Automatische Rechnungserstellung

Easy Invoices überwacht deine Shopify-Bestellungen in Echtzeit über Webhooks. Sobald eine Bestellung als bezahlt markiert wird, erstellt die App automatisch eine professionelle PDF-Rechnung – ohne manuelles Eingreifen.

  • Automatische Erkennung von Zahlungseingängen über Shopify-Webhooks
  • Sofortige PDF-Generierung mit allen Bestell- und Kundendaten
  • Fortlaufende Rechnungsnummern mit konfigurierbarem Präfix (z.B. RE-2026-001)
  • Atomare Zähler garantieren lückenlose, GoBD-konforme Nummerierung
  • Optionale Jahres-Vorschaltung für jahrgangsbasierte Nummerierung
  • Automatischer E-Mail-Versand der Rechnung an den Kunden
  • Alle Rechnungen sofort im Dashboard sichtbar und herunterladbar

Die Rechnungsnummern-Einstellungen werden nach der ersten erstellten Rechnung gesperrt, um die GoBD-konforme lückenlose Nummerierung zu gewährleisten.

Gutschriften & Erstattungen

Bei Erstattungen in Shopify erstellt Easy Invoices automatisch eine Gutschrift. Jede Gutschrift ist mit der Original-Rechnung verknüpft und hat eine eigene fortlaufende Nummerierung.

  • Automatische Erstellung bei Shopify-Erstattungen (Teil- und Vollerstattungen)
  • Separate fortlaufende Nummerierung für Gutschriften (z.B. GS-2026-001)
  • Verknüpfung mit der Original-Rechnung für vollständige Nachvollziehbarkeit
  • Alle steuerlich relevanten Informationen werden automatisch übernommen
  • Automatischer E-Mail-Versand der Gutschrift an den Kunden
  • Gutschriften erscheinen im Dashboard und in allen Exporten

Stornorechnungen

Bei Stornierungen erstellt Easy Invoices automatisch eine steuerlich korrekte Stornorechnung. Diese referenziert die ursprüngliche Rechnung und erfüllt alle deutschen steuerrechtlichen Anforderungen.

  • Automatische Erstellung bei Bestellungsstornierung in Shopify
  • Referenz auf die Original-Rechnung gemäß deutschem Steuerrecht
  • Eigene fortlaufende Nummerierung für Stornorechnungen
  • Vollständige Dokumentation des Stornierungsgrundes
  • Automatischer E-Mail-Versand an den Kunden
  • Steuerlich korrekte Behandlung gemäß § 14 UStG

Stornorechnungen werden nur bei vollständiger Stornierung der Bestellung erstellt. Bei Teilerstattungen wird stattdessen eine Gutschrift erzeugt.

Offene Vorgänge

Fast alles läuft automatisch. Für die Fälle, in denen eine Angabe fehlt, die nur Sie kennen, gibt es „Offene Vorgänge“: eine Liste im Dashboard, in der jeder Eintrag einen fehlenden Beleg beschreibt und einen Weg anbietet, ihn zu erzeugen. Grundregel: Wir erzeugen nie einen Beleg mit geratenem Steuersatz. Ein zu hoch ausgewiesener Steuerbetrag wird geschuldet (§14c UStG) – ein kurz nachgereichter Beleg ist das kleinere Übel.

Erstattung ohne Rechnung bei uns

Wann das passiert

Ein Kunde wird für eine Bestellung erstattet, die noch Ihr vorheriges System berechnet hat – wir haben also keine Originalrechnung, auf die sich eine Gutschrift beziehen könnte.

Was Sie tun

Nummer und Datum der Originalrechnung eingeben, dazu die Steueraufteilung (ein Satz oder mehrere). Ergebnis: eine Gutschrift mit Bezug auf Ihre alte Rechnung. Erstattungen über 0,00 € werden übersprungen – dort gibt es nichts zu korrigieren.

Erstattung ohne ableitbare Steueraufteilung

Wann das passiert

Eine Erstattung nennt nur einen Betrag, keine Positionen – typisch bei Teilbeträgen, Kulanz oder manchen Zahlarten. Aus dem Betrag allein lässt sich nicht ableiten, welcher Steuersatz korrigiert wird.

Was Sie tun

Steuersätze und Beträge bestätigen; die Summe muss den erstatteten Betrag genau treffen. Weil das Geld schon zurückgezahlt ist, zeigen wir hier zusätzlich die Frist, bis zu der die Korrektur in die Voranmeldung gehört – und melden uns, wenn sie näher kommt.

Rechnung konnte nicht erstellt werden

Wann das passiert

Die automatische Erstellung ist endgültig fehlgeschlagen, etwa weil Shopify oder ein Dienst über längere Zeit nicht erreichbar war.

Was Sie tun

Auf „Erneut versuchen“ klicken. Die Rechnung wird aus der gespeicherten Bestellung erzeugt – Sie müssen nichts erneut eingeben.

Bestellung von vor der Installation, jetzt bezahlt

Wann das passiert

Eine Bestellung wurde vor Ihrer Installation angelegt und wird erst danach bezahlt. Sehr wahrscheinlich hat Ihr vorheriges System sie schon berechnet.

Was Sie tun

Zwei Wege: Rechnung hier erstellen (Rechnungsdatum heute, Leistungsdatum aus der ursprünglichen Bestellung) – oder als „bereits anderweitig berechnet“ ablegen, dann entsteht kein Beleg, nur ein nachvollziehbarer Eintrag.

Rückbuchung, die nicht automatisch korrigierbar ist

Wann das passiert

Eine Rückbuchung (Chargeback) wird endgültig zu Ihren Lasten entschieden, aber die Korrektur ist nicht eindeutig: kein Beleg bei uns, mehrere Steuersätze, nur ein Teilbetrag, abweichende Währung, oder ein steuerfreier bzw. grenzüberschreitender Verkauf.

Was Sie tun

Steueraufteilung bestätigen. Wir erstellen daraus eine Rechnungskorrektur, datiert auf den Zeitpunkt, an dem die Rückbuchung endgültig wurde. Die Gebühr des Zahlungsanbieters ist nicht Teil der Korrektur.

  • Daten werden im Moment der Erkennung gespeichert – Shopify schränkt den Zugriff auf ältere Bestellungen nach etwa 60–90 Tagen ein, wir sind davon nicht abhängig
  • Ein Vorgang wird beim Lösen exklusiv gesperrt: auch ein Doppelklick erzeugt nur einen Beleg mit einer Nummer
  • Die Summe Ihrer Steuerzeilen muss den erstatteten Betrag exakt treffen, sonst lässt sich der Vorgang nicht abschließen
  • Wiederholt gesendete Shopify-Webhooks erzeugen keinen zweiten Eintrag zum selben Fall
  • Wer wann welchen Beleg manuell erzeugt hat, wird protokolliert – nachvollziehbar für Prüfung und Steuerberater
  • Der Steuersatz kommt immer von Ihnen; bei einheitlich besteuerten Bestellungen ist er vorbelegt, überschreiben können Sie ihn jederzeit

Solange ein Vorgang offen ist, fehlt der zugehörige Beleg bewusst. Prüfen Sie die Liste am besten mit demselben Rhythmus wie Ihre Voranmeldung – Vorgänge mit Frist zeigen das Datum direkt an der Zeile.

Manuelle Exporte

Du brauchst Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum? Mit manuellen Exporten wählst du flexibel Start- und Enddatum und erhältst alle Belege als ZIP-Datei.

  • Freie Wahl von Start- und Enddatum für den Export
  • Export aller Dokumenttypen: Rechnungen, Gutschriften und Stornos
  • Download als ZIP-Datei mit chronologischer Ordnerstruktur
  • Optionale Empfänger-E-Mail-Adressen für direkten Versand
  • Optionaler Passwortschutz für das ZIP-Archiv
  • Download-Link nach Fertigstellung direkt im Dashboard

Manuelle Exporte eignen sich ideal für Ad-hoc-Anfragen deines Steuerberaters oder für Betriebsprüfungen.

Geplante Exporte (FiBu)

Richte einmalig automatische Exporte ein und Easy Invoices versendet pünktlich alle Rechnungen des Vormonats oder Vorjahres an deine gewünschten Empfänger.

  • Monatlicher oder jährlicher Export-Rhythmus wählbar
  • Mehrere Empfänger-E-Mail-Adressen konfigurierbar
  • Bestätigungs-Workflow: Empfänger müssen E-Mail-Adresse bestätigen
  • Passwortgeschützte ZIP-Archive für sichere Übermittlung
  • Automatische chronologische Ordnerstruktur im ZIP
  • Export-Verlauf im Dashboard einsehbar

Der Bestätigungs-Workflow stellt sicher, dass Rechnungen nur an verifizierte E-Mail-Adressen versendet werden.

Steuerberater-Versand

Kombiniere geplante Exporte mit dem Steuerberater-Versand: Dein Steuerberater erhält automatisch alle Rechnungen des Vormonats – passwortgeschützt und bereit für die Buchhaltung.

  • Automatischer monatlicher Versand aller Rechnungen an deinen Steuerberater
  • Passwortgeschützte ZIP-Archive für DSGVO-konformen Versand
  • Chronologische Ordnerstruktur – sofort bereit für die Buchhaltungssoftware
  • Bestätigungsmail an dich nach jedem erfolgreichen Versand
  • Manuelle Exporte für spezifische Zeiträume zusätzlich möglich
  • Kombination aus geplantem und manuellem Export für maximale Flexibilität

E-Mail & SMTP

Easy Invoices bietet dir volle Kontrolle über den E-Mail-Versand deiner Rechnungen. Wähle zwischen unserem Whitelabel-Service oder deinem eigenen SMTP-Server.

E-Mail-Einstellungen einrichten

Schritt für Schritt: E-Mail-Versand deiner Rechnungen konfigurieren.

Eigener SMTP-Server & DKIM

Eigenen SMTP-Server anbinden und DKIM für bessere Zustellbarkeit einrichten.

Whitelabel-Service

Sofort einsatzbereit ohne technische Konfiguration. Rechnungen werden zuverlässig über unsere geprüfte Infrastruktur versendet. Ideal für den schnellen Start.

Eigener SMTP-Server

E-Mails werden von deiner eigenen Domain versendet – maximale Professionalität und Markenkonsistenz. Schnelleinrichtung für Gmail, Outlook und OVH verfügbar.

DKIM-Einrichtungsassistent

Verbessere die Zustellbarkeit deiner E-Mails mit DKIM-Signierung. Der integrierte Assistent führt dich durch die DNS-Einrichtung und validiert deine Einstellungen automatisch.

Test-E-Mails & Zustellverfolgung

Sende Test-E-Mails vor der Aktivierung und verfolge den Zustellstatus jeder Rechnung in Echtzeit. Automatische Wiederholung bei Zustellproblemen (bis zu 3 Versuche).

SMTP-Gesundheitsüberwachung

Dashboard für den Verbindungsstatus deines SMTP-Servers mit automatischen Gesundheitsprüfungen. Bei Verbindungsproblemen wirst du proaktiv benachrichtigt.

Vorlagen anpassen

Gestalte deine Rechnungen passend zu deiner Marke. Easy Invoices bietet flexible Anpassungsmöglichkeiten für Logo, Texte und Layout.

  • Logo hochladen mit einstellbarem Größen-Slider
  • Individuelle Einleitungstexte für Rechnungen, Gutschriften und Stornos
  • Anpassbare Fußzeile mit deinen Geschäftsinformationen
  • Live-Vorschau aller Änderungen in Echtzeit
  • Professionelles, sauberes Layout optimiert für den Druck
  • Automatische Formatierung von Beträgen, Daten und Adressen

Nutze die Live-Vorschau, um deine Änderungen sofort zu sehen, bevor du sie speicherst.

Einstellungen

In den Einstellungen verwaltest du alle grundlegenden Konfigurationen deines Easy Invoices-Kontos.

Rechnungsnummerierung

Konfiguriere dein Nummernformat mit anpassbarem Präfix (z.B. RE-) und optionaler Jahres-Vorschaltung. Wichtig: Die Nummerierung wird nach der ersten Rechnung gesperrt, um GoBD-Konformität sicherzustellen.

Zeitzone & Sprache

Stelle die Zeitzone deines Shops ein, damit Rechnungsdaten korrekt formatiert werden. Die Rechnungssprache wird automatisch basierend auf deinem Shop-Locale gesetzt.

Firmendaten & Adresse

Hinterlege Firmenname, vollständige Geschäftsadresse, Steuernummer und USt-IdNr. Diese Daten erscheinen automatisch auf jeder Rechnung.

Besteuerungsart (Kleinunternehmer / Differenzbesteuerung)

Falls du unter einer besonderen Besteuerungsart arbeitest, wählst du diese unter Einstellungen > Allgemein (oder im Onboarding) aus. Die App unterstützt drei Optionen:

Standard – Voreinstellung, auf jeder Rechnung wird die reguläre Umsatzsteuer ausgewiesen.

Kleinunternehmen (§19 UStG) – es wird keine Umsatzsteuer berechnet. Jede Rechnung und Gutschrift trägt automatisch den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung).“. Der Hinweis erscheint direkt unter der Betragsübersicht – du musst ihn nicht selbst eintragen.

Differenzbesteuert (§25a UStG) – Sonderregelung für den Handel mit Gebrauchtgegenständen. Jede Rechnung und Gutschrift trägt automatisch den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis „Die Lieferung unterliegt der Differenzbesteuerung nach § 25a UStG. Ein Ausweis der Umsatzsteuer erfolgt daher nicht (Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung).“. Gemäß §14 Abs. 4 Nr. 2 UStG muss auf jeder Rechnung zusätzlich entweder deine Steuernummer oder deine USt-IdNr ausgewiesen werden – die App lässt das Speichern erst zu, wenn mindestens eines der beiden Felder gefüllt ist. Wichtig: Damit die Differenzbesteuerung rechnerisch korrekt greift, müssen deine Shopify-Produktpreise als Bruttobeträge ohne separat ausgewiesene Umsatzsteuer angelegt sein. Wenn du überwiegend Kunstgegenstände oder Sammlungsstücke und Antiquitäten verkaufst und eine andere gesetzlich vorgeschriebene Formulierung benötigst, melde dich beim Support.

Bankverbindung

Speichere deine IBAN, BIC und den Namen des Kontoinhabers. Die Bankdaten werden in der Fußzeile jeder Rechnung angezeigt.

Vorauszahlungen

Konfiguriere, wie Vorauszahlungen auf Rechnungen behandelt werden sollen – relevant für Shops mit Anzahlungsmodellen.

GoBD-Konformität

Easy Invoices erfüllt alle Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

  • 10-jährige revisionssichere Aufbewahrung aller Rechnungen gemäß § 147 AO
  • Unveränderliche Speicherung – Rechnungen können nach Erstellung nicht modifiziert werden
  • Lückenlose fortlaufende Nummerierung mit atomaren Zählern
  • Vollständiger Audit-Trail: Jeder Schritt der Rechnungserstellung wird protokolliert
  • Berechnungs-Audit-Logs dokumentieren alle Beträge und Steuersätze
  • Bereit für jede Betriebsprüfung – alle Daten sofort verfügbar und exportierbar

Solange die App installiert ist und ein aktives Abonnement besteht, werden alle Rechnungen revisionssicher aufbewahrt. Informationen zur Datenaufbewahrung nach Kündigung findest du auf unserer Seite zur Datenaufbewahrung.

DSGVO & Datenschutz

Easy Invoices wurde von Grund auf für die Einhaltung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) entwickelt. Deine Daten und die Daten deiner Kunden sind sicher geschützt.

  • EU-Datenresidenz: Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert
  • Server in deutschen Rechenzentren mit höchsten Sicherheitsstandards
  • Datenexport: Alle Rechnungsdaten jederzeit als ZIP exportierbar
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) im Rahmen der Einrichtung
  • Verschlüsselte Übertragung aller Daten via HTTPS/TLS

Sicherheit

Maximale Sicherheit für deine sensiblen Rechnungsdaten – von der Speicherung bis zur Übertragung.

  • ISO 27001-zertifizierte Infrastruktur
  • PDF-Verschlüsselung mit shop-spezifischen Schlüsseln
  • Verschlüsselte Speicherung von SMTP-Zugangsdaten
  • Passwortgeschützte ZIP-Exporte für sichere Übermittlung
  • HTTPS/TLS-verschlüsselte Kommunikation
  • Regelmäßige Sicherheitsaudits und Updates

Weiterführende Links

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