Sicherheit & Betrieb

GoBD-konforme Belege und revisionssichere Archivierung

Die GoBD verlangen drei Dinge: Belege dürfen sich nachträglich nicht ändern, jede Änderung muss nachvollziehbar sein, und nichts darf verloren gehen. Easy Invoices baut alle drei in den Ablauf ein, statt sie dir als Aufgabe zu überlassen.

  • Belege sind nach Erstellung unveränderbar – Korrekturen nur per Storno und Gutschrift
  • Jeder Protokolleintrag trägt ein SHA-256-Siegel, das bei jedem Lesen geprüft wird
  • Server in Deutschland, ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren, AV-Vertrag in der App

Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit

Was einmal ausgestellt ist, bleibt so. Was sich ändert, erzeugt einen neuen Beleg mit Bezug auf den alten.

  • Steuerliche Behandlung, Adressen und Beträge werden am Beleg eingefroren; ein späterer Einstellungswechsel wirkt nur auf neue Belege
  • Berechnungs-Protokoll je Beleg: welche Steuerzeile zu welchem Betrag führte
  • Wer wann welchen Beleg manuell erzeugt oder einen Vorgang gelöst hat, wird protokolliert
  • Integritätssiegel je Protokollzeile – eine manipulierte Zeile fällt beim Export auf

Speicherung und Datenschutz

Rechnungsdaten sind Kundendaten. Sie liegen verschlüsselt in Deutschland, und du hast jederzeit einen vollständigen Export.

  • PDFs verschlüsselt mit shop-eigenem Schlüssel; SMTP-Zugangsdaten mit AES-256-GCM
  • Hosting bei Hetzner in Deutschland; die Rechenzentren sind nach ISO 27001 zertifiziert
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) direkt im Onboarding, Übertragung ausschließlich per TLS
  • Belegarchiv und Z3 – und in der Closed Beta CSV und DATEV: jeder Export ist auch dein Backup

Ehrlich gesagt

  • Easy Invoices archiviert deine Belege GoBD-konform und revisionssicher 10 Jahre lang – länger als die acht Jahre, die § 147 AO seit 2025 für Rechnungen verlangt – so lange dein Abo aktiv ist. Die Aufbewahrungspflicht selbst liegt gesetzlich bei dir als Rechnungssteller; wir empfehlen deshalb, exportierte Belege zusätzlich in deiner eigenen Ablage zu sichern. Der jährliche Zeitplan-Export erledigt genau das automatisch. Nach einer Kündigung bleiben dir 3 Monate für den vollständigen Export über den Support.
  • ISO 27001 ist die Zertifizierung der Rechenzentren, nicht der App.

Software, keine Steuerberatung: Wir sind keine Steuerberater: Easy Invoices wendet die hinterlegten Regeln auf die Daten deines Shops an – die steuerliche Prüfung deiner Belege bleibt bei dir und deiner Kanzlei. Details in § 2a der AGB

Aufbewahrung: was wir leisten, was bei dir bleibt: Easy Invoices bewahrt deine Belege 10 Jahre unveränderbar auf, solange dein Abo läuft – länger als die 8 Jahre, die § 147 AO seit 2025 für Rechnungen verlangt. Die Pflicht selbst trifft dich als Rechnungssteller: nach einer Kündigung hast du 3 Monate zum Export, der jährliche Zeitplan-Export erledigt das automatisch. Details zur Datenaufbewahrung

Häufige Fragen

Kann ich eine Rechnung nachträglich bearbeiten?

Nein – und das ist der Punkt. Eine ausgestellte Rechnung wird storniert und neu ausgestellt oder per Gutschrift korrigiert. Beide Belege bleiben erhalten, wie GoBD und § 14 UStG es verlangen.

Was passiert mit meinen Daten nach der Kündigung?

Du hast 3 Monate, um alle Belege über den Support zu exportieren. Danach werden die Daten gelöscht. Details stehen auf der Seite zur Datenaufbewahrung.

Passende Funktionen

Belegarchiv & Z3-Export Passwortgeschütztes PDF-Archiv monatlich an die Kanzlei, Z3-Datenträger für die Prüfung. Automatische Rechnungen Rechnung, Storno & Gutschrift bei jeder bezahlten Bestellung – ohne Klick. Fehlerbehandlung & Offene Vorgänge Kein Beleg mit geratenem Steuersatz: Die App fragt, du klickst, fertig.

Teste es an deiner nächsten Bestellung

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