Wie lange müssen Rechnungen gespeichert werden? (2026 Guide für Unternehmer und Shopify-Shops)

Wer ein Unternehmen führt oder einen Online-Shop betreibt, kommt um das Thema Aufbewahrungspflichten nicht herum. Spätestens bei der ersten Betriebsprüfung stellt sich die entscheidende Frage: Wie lange müssen Rechnungen eigentlich gespeichert werden?

Die Antwort ist seit Kurzem einfacher – und gleichzeitig wichtiger denn je.

Die kurze Antwort

In Deutschland gilt seit 2025:

Rechnungen müssen grundsätzlich 8 Jahre aufbewahrt werden.

Das betrifft sowohl:

• Ausgangsrechnungen (an Kunden)

• Eingangsrechnungen (von Lieferanten)

• Digitale und papierbasierte Belege

Wichtig: Die Frist beginnt immer am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde.

Gesetzliche Grundlage der Aufbewahrungspflicht

Die Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen ergibt sich aus mehreren Gesetzen, insbesondere:

• Abgabenordnung (§ 147 AO)

• Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB)

• Umsatzsteuergesetz (§ 14b UStG)

Diese Regelungen sorgen dafür, dass alle steuerlich relevanten Unterlagen nachvollziehbar und prüfbar bleiben.

Neu seit 2025: 8 Jahre statt 10 Jahre

Lange Zeit galt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Diese wurde jedoch auf **8 Jahre reduziert**.

Das gilt für:

• alle neuen Rechnungen

• sowie für bestehende Unterlagen, deren Frist 2025 noch nicht abgelaufen war

Für viele Unternehmen bedeutet das eine Entlastung – gleichzeitig bleibt die Pflicht zur ordnungsgemäßen Archivierung bestehen.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Frist startet nicht mit dem Rechnungsdatum selbst, sondern immer:

am 31. Dezember des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde

Beispiel:

• Rechnung vom 15.06.2026

• Beginn der Frist: 31.12.2026

• Ende der Aufbewahrungspflicht: 31.12.2034

Welche Rechnungen müssen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich gilt: Alle steuerlich relevanten Belege müssen archiviert werden.

Dazu gehören:

• Ausgangsrechnungen

• Eingangsrechnungen

• Gutschriften

• Anzahlungsrechnungen

• Stornorechnungen

Auch digitale Rechnungen sind vollständig betroffen.

Digitale Aufbewahrung und GoBD

Rechnungen dürfen digital archiviert werden – aber nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Die wichtigsten Anforderungen:

• Unveränderbarkeit (keine nachträgliche Bearbeitung)

• Vollständigkeit

• Nachvollziehbarkeit

• Jederzeitige Verfügbarkeit

Diese Anforderungen sind in den sogenannten GoBD geregelt.

Ein häufiger Fehler: Rechnungen werden einfach als PDF irgendwo gespeichert oder ausgedruckt und abgeheftet. Das reicht in vielen Fällen nicht aus, insbesondere bei digitalen Prozessen.

E-Rechnungspflicht: Was sich jetzt ändert

Seit 2025 wird die elektronische Rechnung im B2B-Bereich schrittweise verpflichtend.

Das bedeutet:

• Rechnungen müssen zunehmend in strukturierten Formaten erstellt werden

• Eine reine PDF-Datei reicht langfristig nicht mehr aus

• Die Archivierung muss im Originalformat erfolgen

Gerade für Online-Shops wird das Thema dadurch deutlich komplexer.

Typische Fehler bei der Rechnungsarchivierung

In der Praxis treten immer wieder ähnliche Probleme auf:

• Rechnungen werden manuell gespeichert und gehen verloren

• Dokumente sind nicht GoBD-konform archiviert

• Rechnungen lassen sich nicht schnell wiederfinden

• Daten werden nachträglich verändert

• Systeme sind nicht auf die E-Rechnung vorbereitet

Diese Fehler können im Ernstfall zu Problemen bei Betriebsprüfungen führen.

Shopify und Online-Shops: Das eigentliche Problem

Viele Händler gehen davon aus, dass ihre Rechnungen automatisch korrekt erstellt und gespeichert werden. Gerade bei Shopify ist das jedoch nicht immer der Fall.

Typische Herausforderungen:

• Rechnungen werden nicht automatisch generiert

• Pflichtangaben fehlen oder sind nicht korrekt

• Es gibt keine saubere Archivierung

• Dokumente sind nicht GoBD-konform gespeichert

• Kein einheitliches System für alle Bestellungen

Das führt dazu, dass viele Shopbetreiber mit manuellen Workarounds arbeiten – was langfristig fehleranfällig und zeitaufwendig ist.

Die Lösung: Automatisierte und rechtssichere Rechnungsprozesse

Genau hier setzt Easy Invoices an.

Die App wurde speziell für Shopify entwickelt und automatisiert den gesamten Rechnungsprozess:

• Automatische Erstellung von Rechnungen für jede Bestellung

• Rechtssichere und vollständige Dokumente

• Strukturierte und saubere Archivierung

• Unterstützung aktueller gesetzlicher Anforderungen

• Vorbereitung auf die E-Rechnung

Der entscheidende Vorteil:

Alle Rechnungen werden im Hintergrund korrekt erstellt und gespeichert – ohne manuellen Aufwand.

Das reduziert nicht nur Fehler, sondern spart auch erheblich Zeit im Tagesgeschäft.

Fazit

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt in Deutschland aktuell 8 Jahre. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die digitale Archivierung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Gerade für Online-Shops wird das Thema zunehmend komplexer. Wer hier auf manuelle Prozesse setzt, riskiert Fehler und unnötigen Aufwand.

Mit einer automatisierten Lösung wie Easy Invoices lassen sich diese Herausforderungen zuverlässig lösen. Rechnungen werden korrekt erstellt, sicher archiviert und sind jederzeit verfügbar – genau so, wie es die gesetzlichen Vorgaben verlangen.

Häufige Fragen (FAQ)

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

8 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Erstellung.

Gilt das auch für digitale Rechnungen?

Ja, digitale Rechnungen unterliegen denselben Fristen.

Darf ich Rechnungen ausdrucken und dann löschen?

Nein. Digitale Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden.

Wann beginnt die Frist?

Immer am Ende des Kalenderjahres der Rechnung.

Was passiert bei Verstößen?

Es drohen Probleme bei Betriebsprüfungen und im schlimmsten Fall steuerliche Nachteile.