Shopify Gutschrift erstellen – Anleitung (2026)

Wer einen Shopify-Shop betreibt, kommt früher oder später an den Punkt, an dem eine Gutschrift erstellt werden muss – zum Beispiel bei Retouren, Stornierungen oder Preisnachlässen. Viele Händler gehen dabei davon aus, dass Shopify diese Funktion bereits integriert hat. In der Praxis zeigt sich jedoch schnell: So einfach ist es nicht.

In diesem Beitrag zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du in Shopify eine Gutschrift erstellst, wo die Grenzen der Plattform liegen und wie du den Prozess deutlich effizienter und rechtssicher automatisieren kannst.

Was ist eine Gutschrift überhaupt?

Eine Gutschrift ist ein offizielles Dokument, das eine bereits ausgestellte Rechnung ganz oder teilweise korrigiert. Sie wird zum Beispiel dann benötigt, wenn:

• ein Kunde eine Bestellung zurücksendet

• ein Artikel beschädigt ist

• ein Rabatt nachträglich gewährt wird

• eine Bestellung storniert wird

Wichtig ist: Eine Gutschrift ist nicht einfach nur eine Rückzahlung. Sie ist ein buchhalterisches Dokument, das bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen muss – insbesondere in Deutschland.

Das Problem: Shopify kann keine echten Gutschriften erstellen

Shopify bietet zwar die Möglichkeit, Bestellungen zu erstatten. Das bedeutet:

• Du kannst Zahlungen zurückgeben

• Du kannst Bestellungen stornieren

• Du kannst Rückgaben verwalten

Was Shopify jedoch nicht bereitstellt, ist:

• eine echte Gutschrift als Dokument

• ein PDF mit allen Pflichtangaben

• eine rechtssichere Korrektur einer Rechnung

Das führt in der Praxis dazu, dass viele Händler auf manuelle Workarounds zurückgreifen müssen.

Shopify Gutschrift manuell erstellen (ohne App)

Wenn du keine zusätzliche Lösung nutzt, läuft der Prozess meist so ab:

Schritt 1: Rückerstattung in Shopify durchführen

Du gehst in die Bestellung und erstattest den Betrag über die Shopify-Oberfläche.

Schritt 2: Gutschrift extern erstellen

Anschließend musst du die Gutschrift separat erstellen, zum Beispiel:

• in Word oder Excel

• in einem Buchhaltungstool

• oder über einen externen Generator

Schritt 3: Dokument an Kunden senden

Die Gutschrift wird manuell erstellt, gespeichert und per E-Mail verschickt.

Nachteile dieser Vorgehensweise

Dieser Prozess funktioniert – ist aber alles andere als optimal:

• hoher Zeitaufwand bei jeder Rückgabe

• fehleranfällig (falsche Beträge, fehlende Angaben)

• keine Automatisierung

• nicht sauber mit Shopify verknüpft

• problematisch für Buchhaltung und GoBD

Gerade bei wachsendem Bestellvolumen wird dieser manuelle Ablauf schnell zum echten Problem.

Shopify Gutschrift automatisch erstellen – die bessere Lösung

Statt Gutschriften manuell zu erstellen, setzen immer mehr Händler auf automatisierte Lösungen. Der Vorteil liegt auf der Hand:

• Gutschriften werden direkt aus Bestellungen generiert

• alle Daten werden automatisch übernommen

• Dokumente sind sofort verfügbar

• der gesamte Prozess läuft im Hintergrund

Genau hier setzt Easy Invoices an.

Schritt-für-Schritt: Gutschrift erstellen mit Easy Invoices

Mit Easy Invoices lässt sich der gesamte Prozess deutlich vereinfachen und automatisieren.

1. App installieren

Die App wird direkt in deinen Shopify-Shop integriert und ist in wenigen Minuten eingerichtet.

2. Automatische Dokumentenerstellung aktivieren

Sobald die App aktiv ist, werden Rechnungen und Gutschriften automatisch auf Basis deiner Bestellungen erstellt.

3. Rückerstattung durchführen

Du nutzt weiterhin den gewohnten Shopify-Prozess für Rückerstattungen.

4. Gutschrift wird automatisch erstellt

Easy Invoices erkennt die Änderung und erstellt im Hintergrund die passende Gutschrift – inklusive:

• korrekter Beträge

• Bezug zur ursprünglichen Rechnung

• allen Pflichtangaben

5. Versand an den Kunden

Die Gutschrift kann automatisch per E-Mail verschickt oder jederzeit heruntergeladen werden.

Pflichtangaben einer Gutschrift (Deutschland)

Damit eine Gutschrift rechtssicher ist, muss sie bestimmte Angaben enthalten. Dazu gehören unter anderem:

• eindeutige Dokumentennummer

• Bezug zur ursprünglichen Rechnung

• Name und Anschrift von Händler und Kunde

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID

• ausgewiesene Umsatzsteuer

• Grund der Gutschrift

Fehlen diese Angaben, kann es bei der Buchhaltung oder im schlimmsten Fall bei einer Prüfung zu Problemen kommen.

Häufige Fehler bei Shopify Gutschriften

In der Praxis treten immer wieder ähnliche Fehler auf:

Keine klare Referenz zur Rechnung

Die Gutschrift muss eindeutig einer Rechnung zugeordnet werden können.

Falsche oder fehlende Steuerangaben

Gerade bei internationalen Bestellungen kann das schnell kompliziert werden.

Verwechslung von Rückerstattung und Gutschrift

Eine Rückzahlung allein reicht nicht aus – das Dokument ist entscheidend.

Manuelle Berechnungsfehler

Bei Teilrückerstattungen schleichen sich schnell Fehler ein.

Fazit

Das Erstellen von Gutschriften in Shopify ist ohne zusätzliche Lösung unnötig kompliziert. Shopify selbst deckt nur einen Teil des Prozesses ab – den Rest müssen Händler manuell lösen.

Wer Zeit sparen, Fehler vermeiden und gleichzeitig rechtssicher arbeiten möchte, sollte den Prozess automatisieren. Easy Invoices übernimmt genau diese Aufgabe und sorgt dafür, dass Gutschriften direkt aus Shopify heraus korrekt und zuverlässig erstellt werden.

So bleibt mehr Zeit für das eigentliche Geschäft – und weniger Aufwand in der Buchhaltung.