E-Rechnungspflicht 2025: Was Shopify-Händler jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen und verarbeiten können – eine reine PDF-Rechnung reicht dafür nicht mehr aus. Die Pflicht, E-Rechnungen aktiv zu versenden, wird stufenweise bis 2028 eingeführt. Für Shopify-Händler heißt das: Du brauchst einen Weg, strukturierte E-Rechnungen zu erzeugen, zu empfangen und revisionssicher nach GoBD zu archivieren.

Dieser Guide erklärt, was eine E-Rechnung überhaupt ist, ab wann welche Frist greift, wer betroffen ist und welche konkreten Schritte du in deinem Shop gehst, um rechtssicher zu bleiben.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell ausgelesen und verarbeitet werden kann. Entscheidend ist die Norm EN 16931. Eine PDF-Datei – auch wenn sie per E-Mail verschickt wird – gilt ausdrücklich nicht als E-Rechnung, weil ihr Inhalt nicht strukturiert auslesbar ist. Sie zählt rechtlich als "sonstige Rechnung".

In Deutschland sind zwei Formate maßgeblich:

• XRechnung: ein reines XML-Format, vor allem im Behördenumfeld verbreitet.
• ZUGFeRD: ein Hybridformat, das ein menschenlesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Für den E-Commerce oft die praktischere Wahl, weil Kunden weiterhin ein "normales" PDF sehen.

Beide erfüllen die EN-16931-Norm und sind damit rechtskonform.

Der Zeitplan der E-Rechnungspflicht

Die Umstellung erfolgt gestaffelt. Die wichtigsten Eckdaten:

1. Ab 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt sofort und ohne Übergangsfrist – auch für kleine Shops.
2. Bis 31. Dezember 2026: Beim Versand dürfen Unternehmen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen (mit Zustimmung des Empfängers).
3. Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen.
4. Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle verbleibenden Unternehmen im B2B-Bereich.

Wichtig: Die Empfangspflicht gilt schon jetzt. Auch wenn du selbst noch PDF-Rechnungen verschicken darfst, musst du eingehende E-Rechnungen deiner Lieferanten korrekt annehmen und archivieren können.

Wer ist betroffen – und wer nicht?

Die Pflicht betrifft inländische B2B-Umsätze: Rechnungen zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen. Für Shopify-Händler ist die entscheidende Unterscheidung:

• B2B (Geschäftskunden): Hier greift die E-Rechnungspflicht voll. Verkaufst du an Gewerbetreibende, brauchst du perspektivisch strukturierte E-Rechnungen.
• B2C (Privatkunden): Reine Endkundengeschäfte sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Eine PDF-Rechnung oder ein Kassenbeleg genügt weiterhin.

Auch Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können, sind bei der Ausstellung aber erleichtert. Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 € sowie steuerfreie Leistungen bleiben ebenfalls ausgenommen.

Viele Shopify-Shops verkaufen gemischt – teils an Privat-, teils an Geschäftskunden. Genau dieser Mischbetrieb macht eine saubere Automatisierung so wichtig, denn du musst pro Bestellung das richtige Rechnungsformat wählen.

Was E-Rechnung mit GoBD zu tun hat

E-Rechnungen sind untrennbar mit der revisionssicheren Archivierung verbunden. Nach den GoBD müssen Rechnungen:

• unveränderbar gespeichert werden,
• über die gesetzliche Frist von acht Jahren aufbewahrt werden,
• jederzeit maschinell auswertbar und für eine Betriebsprüfung bereitstellbar sein.

Bei einer E-Rechnung ist das strukturierte Originalformat (das XML) aufbewahrungspflichtig – nicht nur ein Ausdruck oder ein PDF-Abbild. Wer die XML-Daten wegwirft und nur das PDF behält, erfüllt die GoBD nicht. Das ist einer der häufigsten Fehler beim Umstieg.

In 4 Schritten E-Rechnungs-fähig auf Shopify

1. Bestandsaufnahme: Kläre, welcher Anteil deiner Bestellungen B2B ist und ob du überhaupt Geschäftskunden bedienst. Das bestimmt deine Dringlichkeit bei der Ausstellung.
2. Empfang sicherstellen: Richte einen Prozess ein, mit dem eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien deiner Lieferanten automatisch angenommen, ausgelesen und archiviert werden.
3. Ausstellung automatisieren: Sorge dafür, dass für jede B2B-Bestellung automatisch eine EN-16931-konforme E-Rechnung (idealerweise ZUGFeRD) erzeugt und versendet wird – ausgelöst durch den Bestell- oder Zahlungsstatus deines Shops.
4. GoBD-konform archivieren: Speichere die strukturierten Originaldateien unveränderbar und mit vollständigem Prüfpfad, damit du bei einer Betriebsprüfung sofort auskunftsfähig bist.

Genau hier setzt Easy Invoices an: Die App erzeugt bei jeder bezahlten Shopify-Bestellung (inkl. Vorkasse) automatisch die passende Rechnung und steht für eine GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung (10 Jahre) – mit lückenlosen Rechnungsnummern und nachvollziehbaren Korrekturen via Storno/Gutschrift. Für deinen Steuerberater gibt es einen Beleg-Export als PDF-ZIP (alle Rechnungen & Gutschriften eines Zeitraums, nach Jahr/Monat geordnet) – per E-Mail als Download-Link. Ein strukturierter DATEV-/CSV-Export ist in Entwicklung, ebenso die Ausgabe strukturierter E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung.

Häufige Fehler beim Umstieg

• Nur das PDF behalten: Bei ZUGFeRD ist das eingebettete XML das rechtlich maßgebliche Original.
• B2B und B2C gleich behandeln: Wer pauschal PDFs verschickt, riskiert bei Geschäftskunden ab 2027/2028 nicht-konforme Rechnungen.
• Archivierung im Shop-Backend: Ein Bestell-Export ist keine GoBD-konforme Archivierung. Nötig ist ein unveränderbares Archiv mit Aufbewahrungsfrist.
• Fristen unterschätzen: Die Empfangspflicht gilt bereits – nicht erst 2027.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht 2025 ist kein einmaliges Projekt, sondern ein dauerhafter Prozess: empfangen, ausstellen, archivieren. Shopify-Händler, die früh auf eine automatisierte, GoBD-konforme Lösung setzen, sparen sich nicht nur den Stress vor Fristen, sondern auch das Risiko fehlerhafter Rechnungen. Der einfachste Weg: die Rechnungsstellung direkt an deinen Shop koppeln und E-Rechnung, Versand und Archivierung in einem Schritt automatisieren.